採用管理システムを軸にして採用業務を効率化!<br>150名採用を少人数で行うための業務プロセス改善のポイント

採用管理システムを軸にして採用業務を効率化!
150名採用を少人数で行うための業務プロセス改善のポイント

2020年10月12日
導入事例

日清食品ホールディングス株式会社様は、キャリア採用を重要な人材獲得手段と位置付け、様々な職種で積極的な採用を行っておられます。今回はご着任以来、選考業務プロセスの改善に取り組まれてこられた人事部 主任 幡中健人様に、150名に及ぶ採用数の達成に向け、属人的な業務の平準化や、選考期間の短縮を実現するためにジョブスイートキャリアをどのように活用なされたのか、お話を伺ってきました。

<この事例のポイント>
 ・ジョブスイートキャリアの活用を軸に、業務プロセスの属人化を解消
 ・採用管理システムの選定ポイントは業務へのマッチ度とサポート力が重要

ご着任当時の課題をお聞かせください。

当社は持株会社制へ移行する2008年前後から、キャリア採用を重要な人材獲得手段と位置付け、あらゆる部門で様々な職種の人材を積極的に採用しています。私自身もキャリア入社で、2018年の4月から現在の業務を担当しているのですが、着任当時、キャリア採用の選考基準やプロセスに属人的な部分が見受けられ、改善の余地がある、と感じました。すでにジョブスイートキャリアは運用されていましたが、利用している機能の範囲も限定的で、十分に活用されているとはいえない状況でした。
そこで、キャリア採用担当として、まず部門から要求されている求人枠を採りきることが最重要のミッションである、との認識のもと、ミッションの実現に向けて
1.オペレーションの平準化、効率化
2.採用状況の現状分析と現場との課題共有を課題と捉え、まずオペレーションの改善から取り組み始めました。
当社のキャリア採用担当は業務範囲が広く、年間150名に及ぶ採用数を達成していくために、母集団形成の施策から、進捗管理や面接アレンジを含む事務業務に加え、面接にも全て同席し、条件面談等を通じた候補者のクロージングまでを担当しています。幅広い業務を限られた人数で安定的に運用することを考えた際、選択肢として業務プロセスの一部をアウトソーソングすることも検討しましたが、ジョブスイートキャリアを軸に自社主導で採用業務を行うことにより、採用ノウハウの定着と運用コストの低減を狙うことにしました。

具体的にはどのように改善していったのでしょうか

ジョブスイートキャリアの機能の活用範囲を広げながら、採用数充足に向けたいくつかの施策を実施しました。募集に関しては、自社のホームページに採用サイトを作り、募集職種掲載機能を使ってエントリーを受け付けるようにしました。これによって、採用サイト経由での採用者は年々増加しています。
選考プロセスについては、運用業務の効率化と平準化を図るために、担当アシスタントごとに乱立していたメールテンプレートを、統一性をもたせてシンプルに整備し直しました。
また、ジョブスイートキャリアの日程調整機能はMicrosoft Outlookの予定表と連携できるので、部門選考官に対しOutlook予定表への業務予定の登録を徹底してもらうよう依頼し、人事部側が面接官の空き日程をジョブスイートキャリアの管理画面上で把握できるようにしました。こうした運用変更を各部門も抵抗なく受け入れてくれたおかげで、面接日程調整がスピーディに行えるようになりました。日ごろから面接の機会などを通じた部門担当者とのコミュニケーションを心がけていたこともあったと思いますが、こうした各部門の協力的な姿勢は当社の良い文化の一つで、誇らしく思っています。
このような改善は、まだまだ道半ば、という段階ではありますが、年間の採用目標数は着実に充足できるようになってきていますので、現状を評価すると80点くらいかな、と思っています。あくまで自己採点ですが(笑)。

今後達成したい新たな課題と実現に向けた当社への期待を教えてください。

業務プロセスの改善を更に進めていくことに加え、今後、応募者の属性分析を詳細に行い、結果を部門と連携することで採用活動を進化させていきたいので、そうした分析が容易、かつ詳細にできるようなシステムの機能強化や提案をもらえればさらに嬉しいですが、現時点でもジョブスイートキャリアには非常に満足しています。
今だからお話ししますと、実は着任した当初、採用管理システムを入れ替えようかと、他の採用管理システムの情報収集をしたことがあるんです。キャリア入社した者の役割として、従来のやりかたにとらわれずに新しいアプローチを検討して提案しよう、と考えたからです。ですが、実際に改めて比較をしてみると、ジョブスイートキャリアは管理できる情報項目が豊富である一方で、シンプルで分かり易い機能とコストとのバランスが良く、当社のオペレーションにシステムとしての思想が良くマッチしていることが分かってきて、そのまま継続して利用させてもらうのがベストであると判断しました。
また、カスタマーサポートのクオリティが高いのがとてもありがたいです。例えば、システムのバージョンアップのご案内を頂いたり、これまで使っていない機能を利用しようとしたりする時など、機能に興味はあっても、実際にプロセスに載せたときの有用性を検討するには相応のパワーがかかります。その点、ステラスさんは質問をすると、課題の解決に向け、実務に即して丁寧に相談に乗ってくださるので、頼りがいがあります。これからもどんどん相談させてもらいますので、変わらぬご支援を期待しています。

<お客様の概要>

社名:日清食品ホールディングス株式会社
事業内容:即席麺、チルド・冷凍食品等の製造及び販売を行うグループ会社の持株会社として、グループの経営戦略策定・推進、グループ経営の監査
従業員規模:1万名~
https://www.nissin.com/jp/about/nissinfoods-holdings/

※インタビュー内容、所属は2020年度取材当時のものです。