「事務作業の効率化」は「採用力強化」のはじめの一歩!<br>中小企業にこそ採用管理システムが必要な理由とは?

「事務作業の効率化」は「採用力強化」のはじめの一歩!
中小企業にこそ採用管理システムが必要な理由とは?

2020年11月30日
導入事例

 カサレアル様は、技術研修サービスと、Webシステム受託開発サービスに加え、クラウドサービスやコンテナ技術、自動化といったクラウドネイティブ環境構築支援コンサルティングサービスが業界内で高い評価を受けておられる成長企業です。クライアント企業とコミュニケーションする中で信頼を得ることのできる優秀なIT人材の採用をどのように実現していらっしゃるのか。今回は管理部門責任者として採用業務も広く担当しておられる、管理部長の湯浅様にお話を伺いしました。

<この事例のポイント>
・業務を兼任しながら質の高い採用業務を実現するために、採用オペレーションをシステムで効率化
・多数の紹介会社を一元管理して、少数精鋭の厳選採用を支える良質な母集団を確保

貴社の事業と採用のご状況をお教えください。

 当社はテクマトリックス株式会社(東証一部)グループの一員として、IT技術者のスキルアップ研修を行うラーニングサービスと、プライム案件を中心としたWebシステムの受託開発・業務改善支援コンサルティングサービスを行うビジネスソリューションサービスを2本の柱としてビジネスを展開しています。
技術研修サービスでは、当社独自のオリジナル教材を使用し、新⼊社員向けのプログラミング⼊⾨だけではなく、顧客ニーズの⾼いフレームワークやクライドネイティブなどの技術研修を経験者向けに提供。新たな技術導⼊の為の技術調査やスキルアップの⽬的で利⽤いただいています。
 Webシステム受託開発では、プライム案件を中心に、要件ヒヤリングから要求定義・技術選定~導入までを通して、Spring、Laravel、October、Angular、Reactといった汎用性の高いフレームワークを活用して開発をしています。開発環境は、AWS上にコンテナ/Doker、Git、Jenkinsなどで構築しています。
主にJava/PHPの開発経験を持つ即戦力のWeb開発エンジニアと、技術研修講師にチャレンジしたいエンジニアの方を、キャリア採用で年間10~15名を継続的に採用しています。ジョブスイートキャリアは、私がこの会社にジョインした2017年から利用させていただいていますが、おかげさまで採用オペレーションは非常に効率的に運用できています。

あえて伺います。年間十数名規模の採用に管理システムは必要ですか?

 人材の質にこだわる企業であれば必要だと思います。 当社の社員は、プライム受託開発案件ではお客様と直接コミュニケーションし、ニーズをヒヤリング・ご提案・開発・導入することまでが求められます。また、キャリアをお持ちのエンジニアを対象とした技術研修には講師として登壇します。いずれも採用する人材の質には妥協ができないため、当社のことをよくご理解いただいている人材紹介会社様からの紹介であっても、1名の採用に70~80名の候補者の中から決定します。
 一方で、当社は100名に満たない企業規模です。決して高い知名度があるわけではありませんし、採用業務は限られた社員が他の業務との兼任で行います。こうした状況下で、十分な母集団を確保し、一人ひとりの候補者のスキルをしっかりと見極め、かつ、“ これは! ” という人材を逃さないためには、様々な工夫をする必要があります。その工夫の一歩目が事務作業を徹底的に効率化することであり、採用管理システムであるジョブスイートキャリアはその点で重要な役割を果たしてくれています。

ジョブスイートキャリアで業務を効率的に行えているポイントはどこでしょうか?

 まずは、候補者の状況を細やかに把握し、一人ひとりに合わせた対応を、優先順位をつけて行えるようにすることが重要です。運用上のつまらないミスや対応の遅れは採用機会を逃すことに直結します。それを防ぐためには、状況に合わせたステータス管理に加え、全体の状況や応募の偏りなどを把握しやすいことが望ましいです。
ジョブスイートキャリアは候補者の一覧の情報がとても見やすく、候補者のステータスが細やかに管理できるので、誰にどんな対応を行うべきかが一目で分かります。ジョブスイートの候補者一覧はステータス別の色分けをして視認性を上げることが出来るのですが、実はこの色分けのアイデアは、私がステラスさんにご相談し、バージョンアップに取り入れていただいたものなんです。こうして現場の声を拾ってもらい、システムがより良く改善されると提案した側も嬉しいものです。
 次に、どのルートの候補者であっても、関係者が必要な情報をいつでもまとめて見ることができること、ただし個人情報のセキュリティは担保された状態で、です。当社は採用に関わる人員が何十人といるわけではありませんが、候補者に対して迅速かつ適切な対応を行うためには、関係者間で役割や権限に応じて社内情報を安全に共有し、かつ、リアルタイムに更新ができる体制構築が欠かせません。
これは社内関係者に限らず、外部パートナーである人材紹介会社においても同様です。多くの人材紹介会社に対して、常に最新の募集職種を公開し、無用な手間をかけないように紹介を受け付け、合否結果を含めたコミュニケーションを綿密に行うには非常に手間がかかりますし、お取引が増えるほど、個人情報管理上のリスクも大きくなります。
 当社では80社以上の人材紹介会社様とお取引があり、良質な候補者をご紹介いただいておりますが、メールでの募集要項案内や、パスワードをかけたレジュメ添付ファイル転送での募集受付、というオペレーションは実現困難です。候補者情報を軸に、募集職種と紹介会社を関連付けて一元管理することによって、多くの紹介会社と適切なコミュニケーションがとれ、結果として母集団確保につなげることができている、と思います。
また、使い込んでわかるのがシステムの反応速度や安定した稼働ですね。例えば候補者の検索を行ったり集計を行ったりする時、システムが結果をなかなか返してくれないことが多いとストレスがたまります。ジョブスイートキャリアではそうしたストレスが本当に少なく、また予定にないシステムメンテナンスなどで業務を止めざるをえないこともほとんどありません。見えないところでも改善を重ねていただいているのだと感じます。

当社への今後の期待を教えてください。

 個人的にはステラスさんとのお付き合いはもう20年に近いものになります。SaaSやクラウドなどという言葉が注目されるよりもかなり前に、「個人情報を安全に管理しつつ関係者との情報共有をタイムリーに行うWebツールの開発」という課題を実現され、取り組みの先見性に驚いたことを今でもよく覚えています。
 当時のシステムにはまだまだ多くの課題がありましたが、改善を重ねてこられ、今ではキャリア採用領域以外のサービスラインナップもたくさん増えたとお聞きしています。その間、私自身も2度、業種も規模も採用目標数も異なる会社への転職を経験し、その度にその会社の状況に合った採用システムの選定をしましたが、採用業務の細かな部分に至る理解度と、スタッフの皆さんの信頼感という点で、常にジョブスイートを選択しています。ステラスさんには「こんな機能を実装できますか?」といろいろな希望を伝えたこともありますが、その度に適切なご対応や改善をいただき、その点では、自身のキャリアもジョブスイートと一緒に成長させてきた、という思いがあります。
 是非、これからも、持ち前の先見性と顧客視点に立った開発力を活かして新しい価値を創り出してくれることを期待しています。

<お客様の概要>

社名:株式会社カサレアル
事業内容:IT技術者向け研修サービスの企画運営、システムの受託開発、業務改善支援コンサルティング
従業員規模:50-100名
https://www.casareal.co.jp/

※インタビュー内容、所属は2020年度取材当時のものです。