新卒採用において多くの企業が重要視している「内定者フォロー」。採用の内定を出した学生に自社を選んでもらい、確実に入社へと導くための大切な最終プロセスですが、その効果的な方法について課題を抱える人事担当者は多いようです。
この記事では、企業の内定者フォローには具体的にどのような施策が必要なのか、フォローのポイントや内定辞退防止のための施策例について詳しくご紹介します。
内定者フォローの重要性
内定者フォローとは、企業が内定者から入社意思を速やかに示してもらい、内定辞退を防いで確実にその後の入社につなげていくためのプロセスのことです。企業の人材獲得競争が激化する中、内定者フォローは採用活動における重要な施策として位置づけられています。
多くの企業が内定者フォローを重要視している背景には、新卒採用の早期化や採用期間の長期化、内定者の意識変化などがあります。新卒採用が早まったことで内定から入社までの期間が必然と長くなり、その待機期間がいわゆる「内定ブルー」といった内定者の不安や迷い、決心の揺らぎを引き起こし、内定辞退の要因の一つになっているのです。
また、よい人材を確保できるまで継続的に採用活動をおこなう企業が増えており、内定辞退をした学生にも多くの選択肢が残っています。学生側は複数の企業から内定を獲得する傾向にあることからも、自分に合わないと感じた場合は内定辞退を選びやすい状態といえるでしょう。
実際に、リクルート「就職みらい研究所」のアンケートによると、2022年卒の就職内定辞退率は2021年8月1日時点で60.9%と高い水準にありました。1人が平均2社以上の内定を得ているといわれる時代において、数ある企業の中から自社を選んでもらうためには、内定者フォローを重視した対策・工夫が必要となるでしょう。
出典：就職みらい研究所『就職プロセス調査（2022年卒）「2021年8月1日時点 内定状況」』
ようやく確保できた内定者に辞退されてしまうと、企業側は採用活動に要した時間やコスト面の消費だけではなく、今後の人員配置など組織の要員計画にも大きな影響を受けることになります。内定者を確実に入社へと導くためには、企業の人事担当者らがタイミングよく内定者に接触する機会を設け、適切な内定者フォローをおこなうことが不可欠です。
内定辞退を防ぐために必要な内定者フォロー
内定者フォローの目的は、内定者が入社する前にできる限りの対策を講じて内定辞退を防ぐこと、そして効果的・効率的なフォローで新卒採用にかかる損益を最小限に抑えることです。
新卒採用では内定出しから入社するまで、それぞれの異なるタイミングで内定辞退の理由が変わります。
・4月～9月の時期
内定式が行われる前の4月～9月の時期は「他社で内定が決まった」「公務員や大学院の試験に受かった」といった異なる企業や進路を選んだり、「内定の出た企業を調べていくうちに合わないと判断した」とミスマッチを感じるケースが多いようです。
・10月～12月の時期
内定式がある10月～12月の時期の主な理由には「内定式で受けた印象が違った」「社員や同期と合わないと感じた」など面接時の話に想像していた企業イメージと違ったり、「内定後のフォローで不安になった」など内定通知後は放置状態で何もフォローがなかったりと、入社後の環境に不安を感じたときに内定を辞退する傾向があります。
・1月～3月の時期
入社する直前の1月～3月の時期は「配属が希望と違った」「親の反対で別の企業へ入社することになった」など、入社に向けて本格的に動き出すタイミングで内定者の希望や家庭の事情などで内定辞退をする傾向です。
内定辞退率を下げるためには、内定辞退が起きるそれぞれのタイミングで、内定者の迷いや不安を払拭するような内定者フォローが必要です。互いの認識を一致させ、価値観を共有し、確実に自社の入社につなげられるようなアプローチを戦略的に取り組む必要があるでしょう。
内定者フォローの施策例
内定者への配慮が行き届いた「効果的な内定者フォロー」とはどのようなものなのか、具体的な内定者フォローの施策例を以下にまとめました。
- 施策例1／内定者研修・懇談会の開催
入社前に企業と内定者が互いを深く知る機会があれば、自社で働く具体的なイメージが想像でき、入社後のギャップを減らすことにつながります。また、内定者同士が交流する懇談会は仲間意識が芽生えやすく、内定辞退防止の対策としても効果的です。
- 施策例2／オンライン研修の導入
内定者フォローには、入社後の育成研修につなげられるようなオンライン研修の導入も効果的です。業務に必要な基礎知識が得られるeラーニングなどで事前に準備・予習ができれば、内定者自身の活躍イメージも醸成できるでしょう。
- 施策例3／社内イベント・社内行事の開催
入社前に組織の雰囲気を感じてもらうには、内定者フォローとしてランチ会や社内勉強会といった社内イベント・行事を積極的に開催するとよいでしょう。各イベントや行事は強制ではなく「自主参加」とし、内定者の負担を軽減することもポイントです。
- 施策例4／個人面談の実施
内定者との距離を縮め、入社後のコミュニケーションをとりやすくするためには、定期的な個人面談が有効です。適切なタイミングで不安や疑問、悩みがないかを確認しながら、内定者の心理状況に合わせた対応を心がけるとよいでしょう。
- 施策例5／内定者アルバイトの募集
長期・短期の休み期間を利用し、希望する内定者にアルバイトとして自社で働いてもらうことも効果的な内定者フォローの一つです。既存社員とコミュニケーションがとれ、企業や業務内容への理解を深めてもらうことができます。
- 施策例6／コミュニケーションツールの活用
情報不足が原因となる内定辞退を防ぐためには、企業からの積極的な情報発信・情報管理が必要です。内定者専用のコミュニティーSNSを立ち上げるなどのコミュニケーションツールを活用し、いつでも連絡できる環境をつくっておきましょう。
内定者フォローをおこなうときのポイント
内定者フォローのポイントは、内定者に自社の魅力を理解してもらうことです。企業文化や社風、ビジョンなど、企業への理解を十分に深めてもらうためには、定期的な情報発信が欠かせません。
加えて、企業は内定者のニーズを把握し、内定者同士の一体感が生まれるような交流の機会を持ち続けることも大切です。内定者同士がコミュニケーションをとれる機会を設けることで、入社に対する不安や迷いが解消され、入社へのモチベーションアップにつながるでしょう。
このような情報発信やコミュニケーションを入社日まで継続的に行うためには、採用管理システムや内定者コミュニケーションツールといったツールの運用は欠かせません。内定者とデジタルを通じてつながり続けることで、エンゲージメントを高め、万全の状態で入社日を迎える事が出来るか？が、入社前までの辞退防止のみならず、入社後の活躍を見越したポイントとなるでしょう。
まとめ
人材獲得競争が激化する中、多くの企業が重要視している内定者フォロー。内定者を確実に入社へと導くためには、内定者フォローの施策例を踏まえた具体的かつ効率的な施策が欠かせません。
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