採用競争力を上げるためには、競合他社よりもスピーディに選考を進め、いちはやく内定を出すことが有効な施策の一つとなります。
過去に当社で実施した採用担当者向けのアンケート結果では、
“中途採用における「応募受付から内定通知まで」にかかる期間は、およそ31日”
…という結果が出ているのですが、選考にかかる時間をプロセス別に分類してみた場合、果たしてどのような結果になるでしょうか？
【選考コア業務の実時間】
・人事書類選考：15分
・部門書類選考：15分
・一次面接の実施と、その後の合否判定：90分
・二次面接の実施と、その後の合否判定：90分
・最終面接の実施と、その後の合否判定：90分
以上をすべて足しても、ご覧の通りわずか5時間としかなりません。
つまり、31日の選考期間であれば、残りの30日と19時間は、選考の「待ち時間」となるわけです。
選考期間全体を短縮するためには、この「待ち時間」を短くすることが肝心となるわけですが、同様に待ち時間についても仕分けをしてみた場合、どのようになるでしょうか？
【選考待ち時間の分類】
① 面接日程調整のやり取りにかかる待ち時間
② 面接日時確定後、当日実施するまでの待ち時間
③ 面接官に合否判定を依頼して、回答が返ってくるまでの待ち時間
④ 候補者に内定を出した後、受諾するか否かの回答待ち時間
今回のコラムでは、以上4つの種類の“待ち時間短縮方法”について探ってみたいと思います。
目次
待ち時間の短縮方法①「面接日程調整のやり取りを短縮」
貴社では、メールとスケジューラーを交互に睨めっこしながら、手入力やコピー＆ペーストを駆使して日程調整のメールを作成・送信していませんか？
例えば、当社の採用管理システム「ジョブスイートキャリア」を利用すれば、現在貴社内で利用している「Googleカレンダー」や「Outlookカレンダー」と連携をしながら、全参加者共通の空き時間をスムーズに収集。わずかなクリック操作で、速やかに候補者側や面接官側へ日時の提案・確定メールが送信できます。
待ち時間の短縮方法② 「面接日時確定後、当日実施までの待ち時間を短縮」
こちらは、面接設定の仕方に“ひと工夫”を加えることで、短縮することができるのではないでしょうか？
【方法:その１】対面による面接から、オンライン面接に切り替える
対面による面接の実施となると、双方のスケジュール調整に折り合いがつかずに、どうしても日程が先送りになりがちです。オンライン面接を採り入れることで空間および時間の制約が緩和され、スケジュールの調整が行いやすくなり、結果として選考期間の短縮が期待できます。
【方法:その２】面接の順序を入れ替えたり、組み合わせてみる
もしも先のプロセスの選考官の予定が空いているのであれば、順序を変えてそちらの面接を先に実施したり、複数回の日程に分けていた面接を同日に実施してしまうことも、選考期間の短縮手段として役立ちます。
貴社の選考基準が「予定されているすべての面接官の合格が得られれば、内定を出すことが可能」なのであれば、選考プロセスが順不同であっても結果に影響はないはずです。
通常、選考の順序を変えてしまうと進捗管理は煩雑になってしまいますが、ジョブスイートキャリアの「選考状況の一覧」画面を利用すれば、スタンプラリーのような感覚でマスを埋めながら、ビジュアルでもわかりやすい選考の進捗管理が行えます。
待ち時間の短縮方法③ 「合否判定を依頼して、回答が返ってくるまでの待ち時間を短縮」
上記の時間を短縮するためには、社内の各選考官への協力依頼が欠かせません。また、返答が遅い人に対しては、必要に応じて催促を行う場面も出てくるでしょう。
ジョブスイートキャリアの「選考官レポート」画面では、選考結果の返答が遅い傾向にある人が一目瞭然。また、催促メールの即時送信機能も備えており、効率よくディレクションが行えます。
待ち時間の短縮方法④ 「候補者に内定を出した後、受諾するか否かの回答待ち時間 」
上記に時間がかかっている場合は、幾つかのケースが考えられます。
「他社の選考結果を待っている」場合
まず、他社の選考状況については一次面接の段階でもれなくヒアリングを行いましょう。その結果、他社の選考の方が早く進みそうなことがわかった場合は、必要に応じて自社内での選考の優先順位を上げるなどで事前の対処を行いましょう。
このケースが発生する条件は、 候補者に「複数社の内定を所持している期間が存在する」ことが前提のため、他社の最終選考結果が出る前に内定受諾の回答をもらうようなスケジュールが組み立てられるとベストでしょう。
（※オワハラで逆に辞退を起こすことのないよう、くれぐれもご注意を）
「現職から引き留めにあっている」場合、「家族への説得に時間がかかっている」場合
候補者が決して孤独に悩むことがないよう、採用担当者は“些細なことでも相談に応じることのできる窓口”として立ち振る舞いましょう。特に人材紹介エージェントを介さない“直接応募”の場合は、内定者のフォローをよりいっそう怠らないようにしましょう。
例えば「現職から引き留め工作に遭っている」のであれば、採用担当者が自ら交渉相手になるような気概で構えておくことが重要です。また、候補者の家族が反対しているような場合には「何が不安要素なのか？」を探り出し、それを取り除くプロセスが必要となります。場合によっては“家族への説得を支援するための資料や情報を提供する”といったような活動も有効かもしれません。
以上、選考中に他社に候補者を横取りされてしまった経験のある方や、採り逃したくない候補者が現在いらっしゃる方は、参考にしてみては如何でしょうか？
【※ジョブスイートキャリア の メリットを、動画でご紹介】
本記事では、当社の採用管理システム「JobSuite CAREER ジョブスイートキャリア」の画面を引き合いに出しながら説明を行ってまいりましたが、よりわかりやすく理解できるよう、動画による説明コンテンツも用意しております。ご興味のある方はぜひ一度ご覧ください。