採用現場からメールの誤送信をなくそう

採用現場からメールの誤送信をなくそう

 採用活動における応募者とのコミュニケーション手段について、SNSのネットワークを活用したリファラル採用のような場合を除けば、今日も電子メールが通信手段のメイン手段となっているのではないでしょうか?
 そのような中、応募者に対するメールの誤送信がどこかで発生しており、そのニュースが世の中を賑わせているのを度々目にしている今日この頃です。

 今回は、採用業務の現場に範囲を絞り「メールの誤送信が起きるパターン」と「その対策方法」について考えてみたいと思います。

採用業務の現場にて誤送信がおきるパターンとは?

① 宛先メールアドレスと、本文中に記載の氏名が一致しないことによる誤送信

 こちらは、誤送信のケースとして考えられる一番オーソドックスなパターンです。空白の状態からメールを全て手入力で作成された場合には、このようなミスが起こることはほぼ皆無であり、このケースの多くは、定型的な文面を送る際に過去の送信メールをコピーして作成し、アドレス欄や本文の編集・確認を怠ったことが原因と思われます。

② CCとBCCの間違えによる、メールアドレス情報のバラマキ

 こちらもよく耳にする誤送信のパターンです。メールの送信実行者にて使い分けを誤ったことに起因するかと思いますが、送信者が「そもそもCcとBccの違いを理解していなかった」のか「メール送信時にツール上でCc欄とBcc欄の指定・入力をミスしてしまった」のか、その複合要因なのか、によって対策方法は分かれてくるのでは、と思います。

③ 人材紹介会社(エージェント)経由での応募者であるにもかかわらず、応募者宛に直接メールを送信してしまう誤送信

 こちらは、主に中途採用の現場特有に起こりうるミスとなります。「選考における連絡窓口」としてのメールアドレスと「候補者プロフィール」としてのメールアドレスを、それぞれ明確に台帳やデータベース上で分別して管理しておかないと、オペレーション時にミスを誘発してしまいますので、ヒューマンエラーを起こさないための仕組みづくりが必要になるかと思います。

④ 不採用通知の二重送信

 こちらは「候補者のステータスや、不採用通知の送信済フラグの管理・更新が不完全であった」場合と「メール送信に利用したツールの運用を誤った」場合が考えられます。
 特定の個人宛に不採用通知を誤送信してしまった場合は、前者の理由が原因であることが高いと思われるので、帳票やデータベースの運用体制の見直しが必要となるでしょう。一方、複数名に一斉送信をしてしまった場合は「既に不採用通知送信済である候補者を適切に除外することができず、宛先対象として抽出してしまった」ものと考えられます。この場合は、不採用通知連絡済の応募者が抽出されないようにするための仕組み化が必要となります。

誤送信を起こさないようにするためには?

① 採用業務から、手動によるコピペ作業を無くそう。

 まず、送信済メールを複製元としたコピー&ペーストの作業をなくしましょう。手入力を減らして業務を効率化させたいのであれば、個人情報の入っていないメールテンプレートを用意し、必ずそのデータをマスターとして送信メールを作成するようにしましょう。
 テンプレート機能については、一部のEメールクライアントや採用管理システムに搭載されている機能なので、業務で利用するツールを変更することも考えてみましょう

② 不合格者の個人情報は、定期的に削除しましょう。

 そもそも誤送信のもととなる宛先のアドレスを削除してしまえば、誤送信は発生しません。もちろん、重複応募者や再応募者を検出する目的で、不合格者の情報を保管しておく企業も少なくないかと思いますが、メールアドレスも含め、保管する情報を必要最小限に留めておくことが、万一の漏洩時のトラブル拡大を防ぐカギとなります。
 また、不合格者の情報についても、一定の期間を経過したら削除するルールを設けましょう。同じ人物でも2,3年経過すれば別人のように成長するようなことも珍しくはありません。期限を決め、思い切って削除するルール作りも大切です。

採用管理システム「ジョブスイートキャリア」で、誤送信対策も万全

 当社の採用管理システム「ジョブスイートキャリア」は、採用現場で起こり得る誤送信についても、機能とノウハウで対策を実施しております。

  • メールテンプレートを利用した一斉メール送信機能では、宛先メールアドレスや本文中の宛名も自動で差し込み処理されるので、人の手を介したコピー&ペーストによるエラーの余地を排除しております。
  • 人材紹介会社(エージェント)経由の応募者については、全て人材紹介会社側にしかメールが送信できないように制御されており、連絡先の指定ミスによるトラブルを事前に防ぎます
  • 不採用通知を送信すると自動的にフラグが立ち、不採用通知のメールは再度送ることができないように制御されています。
  • 重複応募者や再応募者の検出に特化した「コンパクト化」という候補者情報の保管方法をご用意。必要最低限のデータのみを安全に運用することができます。

 また「ジョブスイートキャリア」の価格体系は、データベース内にある候補者の人数をもとに定められており、不要となった候補者情報を消すことで利用料金の節約にもなることから、お客様には定期的な削除をオススメしております。
 ご興味がございましたら、ぜひ一度ご相談ください。