選考管理 – “JobSuiteメディア”

中途採用の成功ポイント第二回目は「採用活動履歴データは宝の山」と題して、採用活動を通じて蓄積される活動履歴のデータをどのように採用活動の改善に活用するかを考えてみたいと思います。 そもそも採用活動履歴データとは？ 皆様は「ライフログ」という言葉をご存知でしょうか？一般的には、人間の生活・行い・体験を、映像・音声・位置情報などのデジタルデータとして記録する技術、あるいは記録自体のこと、と言われているようです。スマートフォンの普及やI o T技術の発展によって、人間の毎日のあらゆる行動が記録として蓄積され、そのデータを様々なサービスやビジネスに活用できる可能性が広がってきたことで、この言葉に注目が集まっています。 もちろん採用活動においても、それが行われた瞬間からライフログの一部となっていきます。戦略的な採用を実践している企業の多くは、この「採用活動におけるログ」を未来のアクション改善のヒントにして、採用活動をブラッシュアップしています。ただ、当たり前の話ですが、ログとして記録・蓄積されない限り有効活用できる形にはなりません。また、「活動をログとして残す」と一口にいっても、どんな行動をどのように残していくのか？また、データを有効活用するとはいうものの、本当に意味があるのか？どう役立てるのか？という課題が出てきます。 キャリア採用における重要な管理項目とは？ まず、キャリア採用において蓄積しておきたい活動履歴のうち、どんな行動をどのように残していくのか？特に重要と思われる項目を挙げてみます。 どんな募集職種がいつ発生し、いつ充足したか キャリア採用において優秀な人材を他社に競り負けずに採用するために非常に重要なポイントに「採用期間をいかに短縮するか」という点が挙げられます。それは、採用したい企業側はもちろん、応募者の側も1日でも早く転職先を決めたい、と考えているからです。この「採用期間をいかに短縮するか」というイシューは、他社との人材獲得競争に勝つうえで、その要因として挙げられる「仕事内容ややりがい」、「待遇や福利厚生」等、簡単に“改善する”というわけにはいかないものは違い、やり方次第で改善を目指せます。そのためにも、まずは採用ニーズが発生してから募集をかけ、オファーの受諾を勝ち取るまでにどの程度の時間がかかっているのかを把握し、職種や担当選考部門によりばらつきやボトルネックがないか、といった観点で改善点を特定して、選考にかかる期間を短縮させていくことは、非常に重要です。 どんな応募者から、どのようなルートを経由して、応募があったのか キャリア採用に限った話ではありませんが、採用における候補者母集団への接触手段・チャネルは急速に増加・多様化しています。日本の採用の場合、自社をよく知る紹介会社としっかり連携を取ることは重要ですが、そうしたパートナーに単に丸投げをしているだけでは継続的かつ多様な募集職種に対応することは難しく、募集職種ごとの人材マーケットの特徴を踏まえて募集チャネルを選択していかないと、適切な母集団を形成するのは困難です。そして、チャネルは日々、多様化、複雑化していますので、他社の事例や過去の成功体験をそのまま当てはめても、必ずしもうまくいくとは限りません。そこで、募集を行う職種ごとにどんな応募チャネルを利用すれば、どのような層に刺さるのか、を自社の体験として蓄積し、その情報を参考にしながらブラッシュアップをしたり、チューニングを行ったりする必要があります。例えば、日本の人材獲得市場における有力なチャネルの一つである人材紹介会社一つをとっても、約2万の事業所数があります。守備範囲が広い大手紹介会社との取引は継続的に行う一方で、様々な職種ごとに専門性の高い紹介会社とのネットワークをうまく構築することが採用を成功に導きます。もちろん、紹介会社以外にも従来の転職メディア、スカウト型のダイレクトリクルーティングメディア、近年リファラル採用と呼ばれ注目を集める社員紹介等、様々な広報・募集手段を活用した上で、いつ、どのチャネルから、どの募集職種に、どんな人からの応募があったのかを一元的に記録・把握しておくことが重要です。 書類選考や面接はいつ、誰によって行われ、どのような評価をされたか 中途採用は多くの場合、部門からの求人オーダーが起点となって開始されます。そのため、人事部が主導的に行っていくことが多い新卒採用と比較し、より、各部門の責任者や面接官と協力をしながら進めていく必要があります。 先ほど優秀な人材確保にとっての採用期間短縮の重要性を述べましたが、採用担当者だけが選考期間の重要性を意識していても、募集部門の関係者の理解が伴わないと、十分に機能していくことはできません。募集部門関係者も1日も早く人材が欲しいとは思っているものの、通常業務に影響され面接日程がなかなか決まらなかったり、依頼した書類選考の返事が返ってこなかったりということは多くの会社でよく起きています。もちろん、こうしたことに起因する選考の遅れは、応募者に対してネガティブな印象を与えることにつながってしまいます。面接官や書類選考等、選考部門が関与するプロセスも含めて、募集職種ごとに募集開始から充足までのプロセスにおける活動履歴をしっかりと把握し、ボトルネックが何かを見極め、改善策を取ることが出来れば、優秀な人材を獲得できる可能性が高まるのです。 有効な採用活動記録を残せない要因とは？ ここまでご覧になっていただいた方の中には、「そんなことは分かっているが、そんなに簡単なことではない」と思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか？確かに選考の履歴を正確に記録していくことは、思った以上に大変なものです。主な理由は2点、一つは「選考履歴の記録そのものが選考活動と連動していない」ため、もう一つは「複数のツールを使って採用活動を運用している」ためです。 選考履歴の記録が、選考活動そのものと連動していない 選考の履歴を記録していこうとした場合、真っ先に思い浮かぶのはエクセル等の表計算ソフトで「採用進捗管理表」といったファイルを作り、応募者を受け付けるごとにその表に追記をし、選考が進めば内容を更新する、といった対応を取ることと思います。一方で、選考判断を行うために必要な情報である、履歴書や職務経歴書などのデータは、PDFデータなどで個別にファイル保管されており、「書類等を確認して合否を判断」したり、「書類選考や面接の依頼」したりといった“ 選考を進捗させるための行動 ”と「管理表を更新する」という “ 活動を記録する行動 ” が切り離されています。こうした状況では、人を採用するために直接必要な、「選考を進捗させるための行動」が、おのずと優先され、間接的な行動である「記録する行動」が後回しになってしまい、抜け漏れが発生しやすくなります。結果、進捗管理表の中の情報が最新の状況を維持できず、表としての信頼氏が低下、更新頻度はますます低下して、応募の次の記録が内定といった、粒度の粗いレベルの情報を管理するにとどまることにつながります。 複数のツールを使って採用活動を運用している 普段、当たり前すぎてあまりに気にしてはいないかもしれませんが、日常の業務は、様々なツールを用いて遂行されています。 「人材を採用する業務」という業務一つをとっても募集を行うときには自社のホームページに情報の掲載を依頼し、紹介会社に電話やメールで求人依頼をかけ、求人メディアの管理画面で応募状況を確認し、表計算ソフトで進捗管理表を作成し、履歴書や職務経歴書は原本をデータの保管フォルダに入れ、プリンタで出力して面接官に渡して、面接評価表を回収し、スケジューラに面接の日程を書き込んで。。。。というように、実に数多くの手順とそのためのツールが使われていることが分かります。 このように、それぞれのプロセスで様々なツールを利用することで、それぞれのツールに情報が分散して保管（それが意図的であるか否かに関わらず）される原因となっており、プロセス全体として業務の見直しを行おうとすると、「状況把握祖するために情報を取りまとめる仕事」が生まれてしまうのです。 選考アクションが統合され、記録に直結する採用管理システム こうした悩みは採用管理システムを利用することで、解決していくことが出来ます。ステラスの採用管理システム「JobSuite Career」では、募集職種の公開、応募者の受付、紹介会社や選考部門とのコミュニケーション、応募者毎の選考進捗の把握といった様々な業務をワンストップで行うことが出来ます。また、その中で行った活動は、そのまま「活動履歴」として記録され、そのデータを元にした集計や進捗の把握も可能になります。さらに、細部にわたって蓄積された数百項目にわたるデータは自由にダウンロードをすることができ、さらなる詳細な分析を行うためのデータソースとして活用することが出来ます。採用募集が増えていくと、それに伴う活動履歴は急増し膨大なものになります。それはまさに採用業務のさらなる改善をもたらすための宝の山。採用管理システムを活用して、採用活動履歴を活用したPDCAサイクルの確立にチャレンジしましょう！ JobSuite Career内で行った活動は、そのまま「活動履歴」として記録され、そのデータを元に集計・分析表が作成される。