求人応募者とのコミュニケーションを見直し質の高い中途採用を実現しましょう

応募者とのコミュニケーションを見直す5つのチェックポイント
  • STEP1 応募の受付
  • STEP2 応募の受付後
  • STEP3 不採用の通知
  • STEP4 面接の案内
  • STEP5 合否連絡のタイミング

採用活動では広告媒体の内容だけでなく、選考のプロセスも企業イメージの良し悪しに影響します。応募者は選考活動で不快な思いをすると、インターネットなどを通じてその内容が公開され、企業イメージを落としてしまう可能性もあります。

そこで、大規模企業を中心に500社以上の中途採用業務を支援するJPOSTINGが、これまでの経験を元に、応募者とのコミュニケーションについて総点検するためのポイントをご紹介します。貴社の中途採用活動にお役立てください。

STEP1 応募の受付

ホームページからの受付は、エントリーフォームの設置が理想。

現在就業中の応募者が多い中途採用において「履歴書1枚をミスなく作成し、添え状を用意し、切手を貼り、ポストに投函する」という行為は、相当の時間と労力を要する作業です。
受付を電子化することにより、応募者のためだけでなく、人事・採用担当者にとっては受付後の事務処理の手助けにもなります。顔写真や筆跡による判断は、面接時に応募者から受け取る履歴書で、十分可能です。

また、ホームページからの受付のために、不用意に電子メールアドレスを公開してしまうと、迷惑メールの増加と個人情報漏えいのリスクが発生してしまいます。ホームページからの受付には、高いセキュリティーレベルを持ったエントリーフォームを設置することが望ましいでしょう。

簡単にエントリーフォームを設置する方法は…?

STEP2 応募の受付後

応募を受け付けた旨の返信を、必ず行いましょう。

応募の受付が確実に行われたことを応募者に伝えるだけで、企業に対するイメージは変わるもの。
電子メールを利用すれば簡単に行うことができます。万一のトラブルを防ぐためにも、受付後の連絡は必ず実施するようにしましょう。

電子メールによる文例

受付確認のメールを送信する手間を軽減させるには…?

STEP3 不採用の通知

応募者の立場になり、誠実な対応を心掛けましょう。

不採用の通知について、その対応次第では応募者の不満を生み出す最大の原因となります。
応募者の立場を尊重した誠実な対応を心掛けましょう。

電子メールによる文例

不採用通知のメールを確実にかつ、手間なく送信するには…?

STEP4 面接の案内

日程が確定したら、必ず確認のメールを送信しましょう。

面接日時が確定した際には、日時、場所、持参物、および、緊急連絡先を記載した電子メールを改めて送信するようにしましょう。応募者にとっては、それを印刷すれば「面接の当日案内」となり、非常に便利です。

電子メールによる文例

面接の日時を始め、応募者の選考を一元管理するには…?

STEP5 合否連絡のタイミング

合否の連絡は7日以内に。できれば、選考後1〜3日が理想的。

合否の判断は7日以内に

合否の連絡は「書類選考後は7日以内に、面接後の場合は、さらに早めに」行うことを目指しましょう。

迅速な合否の連絡は、合格者にとっては「入社意思の向上」に、不合格者にとっては「すばやい気持ちの切り替え」につながります。できるだけ早めの通知を心掛けましょう。

もしも何らかの理由で選考が遅れているのであれば、1週間目をめどに、一度その旨を応募者に伝え、不安を取り除くとよいでしょう。

ただし、あまりにも早く不採用の通知を受け取ると「十分な選考をしてくれなかった」と受け止められてしまう場合もあるようです。優秀な応募者を見逃さないためにも、しっかりと書類選考を行いましょう。

合否連絡を電子メールで行う場合には、十分ご注意を。

電子メールによる合否の連絡を行う際には、細心の注意が必要です。
ほかの応募者とアドレスを間違えてしまったり、「BCC:」ではなく「CC:」を利用していっせいに送信してしまったら、個人情報の漏えい事故にもつながります。特に、他人には知られたくない不採用通知でのミスは重大です。十分に気を付けて送信を行いましょう。

電子メール送信時のヒューマンエラーを限りなくゼロに近付けるためには…?

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