上場に向け、バックオフィス強化を実現。<br>採用管理システム活用で応募者情報管理体制を確立した手法とは?

上場に向け、バックオフィス強化を実現。
採用管理システム活用で応募者情報管理体制を確立した手法とは?

2020年9月10日
導入事例

株式会社エクスモーション様は「組込みソフトウェア」の品質改善に特化したコンサルティングサービスを提供されているITコンサルティング企業です。創業来増収増益を続け、2018年7月には、東証マザーズへの上場を果たされました。その準備にあたり、社内の個人情報管理の体制強化にジョブスイートキャリアがどのように貢献したのか。当時の背景を踏まえて執行役員 管理本部長 三上宏也様に伺いました。

<この事例のポイント>
 ・上場準備に向けたバックオフィス強化
 ・取締役が一手に引き受けていた採用実務を役割分担し、業務フローを整備

ジョブスイートキャリアをご採用頂いた当時の課題をお聞かせください

導入当時の2017年、当社は翌年の東証マザーズへの上場準備に入っておりました。上場に際しては社内規程、業務分掌、及び業務フローなどの社内体制の整備が欠かせません。また、同年に個人情報保護法の改正もあり、企業規模の大小に関わらず、個人情報を適正に管理することが必要となり、当社もその対応に迫られておりました。

そのような中で当社の社員情報の管理については適切に運用できている一方で、採用候補者の情報管理はあいまいになりがちでした。採用、特にキャリア採用においては管理部門のみならず、選考部門の協力が欠かせません。当社はコンサルタントが仲間を迎え入れる上で、複数名で応募書類を慎重に検討しますが、その過程で書類を適切に取り扱うことを徹底するには、「これに沿って運用、管理してください」というような、基準となる枠組みに沿って運用を行うことが体制強化の近道であろうと判断しました。そこで、優れた採用管理のパッケージツールの導入を検討したのですが、その中でも、長年この分野での実績があり、大手企業も数多く利用しているジョブスイートキャリアが、システムの使い勝手はもちろん、サポート面、セキュリティ面でも最も信頼できると判断し、導入に至りました。

ご導入後、採用業務はどのように変わりましたか?

当社は、組込みソフトウェアのコンサルティングを主力サービスとしており、スキルの高いコンサルタントが数多く在籍していることが何よりの強みです。そのため、採用は経営課題といっても過言ではなく、選考の初期段階から取締役が積極的に関与します。それは創業当時から今でも変わらないのですが、とはいえ、会社として成長をしてゆく過程で、適切な業務分担を行いながら、業務フローを確立する必要はありました。

その点で、ジョブスイートキャリアを導入してからは、専任担当者にエージェントとの連絡、社内の面接アレンジなどを任せ、役割分担を行いながらも情報は常に経営陣と共有し、候補者を増やしても対応のスピードを落とさず選考することが出来るようになりました。
また、エージェント各社からの紹介や社内の面接アレンジで候補者のレジュメ等がメール添付されたり、フォルダに一時保管されたりといった個人情報の不適切な取扱いがなくなり、導入の最も重要な目的であった採用の業務フロー改善も達成することができたのです。

今後目指されたい採用活動の姿や新たな課題はありますか

現在、当社の採用は人材エージェントのパートナー各社からの紹介が中心となっています。ソフトウェアコンサルティングという仕事を理解してもらうことはなかなか難しく、そもそも、こうしたビジネスを担うことのできる人材の母集団も決して多くはありません。その点、優秀な人材をご紹介してくださるパートナー各位の日頃のご協力に感謝する一方で、やはり紹介フィーは負担となります。

おかげさまで、当社は社員満足度が高く、経営陣だけでなく社員も面接で協力的に当社の魅力をしっかりと伝えてくれるためか、選考時に他社と競合しても、当社を選んでいただけることが多いのです。特に、大手メーカーで経験を重ねた結果、マネジメントではなく、まだまだ技術の最前線で活躍されたい方、大手SIerなどで顧客からのオーダーに対して、もう一歩踏み込んだ提案をしたいと考えておられる方には、非常によい機会を提供できるものと自負しています。今後においては上場企業として、こうした強みをより多くの方に認知してもらうことで、直接応募の比率を高めていけるよう、ブランド強化を図っていくことが課題です。

また、今後のビジネス展開においては、当社が個人情報を適正に管理しているかがサービス提供のうえで重要になってくる予定です。ISMS認証取得に続けて、新たにプライバシーマークの認証取得の準備をしており、そうした観点からもジョブスイートキャリアの導入で整備できた個人情報の管理手法を社内のベンチマークにできればと思っています。

ニューノーマルの時代に求められる採用活動は、これまでとは違ったノウハウや体制が求められてくるものと思います。その点においてジョブスイートシリーズは採用管理システムだけでなく、採用ブランド構築から採用広告の企画まで幅広く提案頂けるので、パートナーとして心強いです。
今後も多くの企業における採用活動で蓄えた御社のノウハウを取り入れたバージョンアップや機能追加を期待しています。

<お客様の概要>

社名:株式会社エクスモーション
事業内容:組込みソフトウエアの設計コンサルティング
従業員規模:50-100名
https://www.corporate.exmotion.co.jp/

※インタビュー内容、所属は2020年度取材当時のものです。