長年、キャリア採用力強化を企業人事部門の皆様と一緒に考えてきたステラスが、キャリア採用を成功させるために必要な基本となるポイントをお届けします。第1回目は「ECRSの原則」という業務プロセスを4つの視点から改善していくフレームワークを用いて、採用業務プロセスの見直しポイントを考えていきます。
ECRSの原則とは？
皆様の中には、「ECRSの原則？何それ？」 と思われた方もいらっしゃると思います。ECRSの原則とは、業務のプロセス改善を実現していく上で、どういう視点で、どんな順番で行っていくのが良いか？を示すフレームワークであり、生産現場などでよく利用されていますが、デスクワークにおけるプロセス改善にも十分応用することが出来ます。 多くの場合、どのような業務も、複雑化していく性質を持っています。ところが、目指すべき目標が変わったり、外部の環境が変化したり、新たな技術が登場しているにも関わらず、慣習的に「決まり事」として業務を行っていると、その業務自体が陳腐化していることに気づかない場合があります。その時は必要であった業務も状況が変われば見直す必要があるわけです。
こうした業務プロセスの改善を行おうとした場合の「視点と優先順位」を示したフレームワークが「ECRS」であり、文字通り、Eliminate（排除＝無くせないか）、Combine（結合と分離＝合わせたり分けたりできないか）、Rearrange（入れ替えと代替＝順番を変えたり、他のやり方はないか）、Simplify（簡素化＝もっと簡単にやれないか）という４つの視点の英語の頭文字をとったものです。業務プロセスの改善を図る上では、効果の大きさと導入の容易性（投資が少なくトラブルの発生リスクが小さい）という観点から、この E ⇒ C ⇒ R ⇒ S の順に検討するのが良い、とされています。
ECRSの視点で採用業務プロセスを見直してみると・・・
このECRSの原則を念頭において、採用の業務を見直してみましょう。私がご担当者様に伺った事例をいくつかご紹介します。
まず、最も改善効果が期待できるE（Eliminate）から見ていきます。
＜選考進捗管理表に入力する情報を削減する＞
応募者のデータ分析を行うため、として選考進捗管理表に応募者の様々な情報を登録していたが、そのデータが活用されることはなく、その管理表では単に現状の応募者の選考ステータスや面接スケジュールの管理しかしていなかった。表の目的を改めて見直し、必要な項目に絞り込んで不要な登録情報項目を無くした。
次にCombine（合わせたり分けたりできないか）はどうでしょうか。例えば、こんな事例が考えられます。
＜選考の依頼と選考関連書類の提出をまとめて行う＞
前部長の時代は、面接前に書類に目を通しておくことが励行され、採用担当者は面接時に必要となる書類は印刷してファイルにまとめ、事前に面接官のデスクに持参することを求められる一方、面接の日程調整は別途行っていた。しかし、実際は面接官も多忙で、ほとんどの場合事前に書類を読み込む時間は取れていなかったことが分かった。そこで、事前に渡す書類はPDF化して面接依頼のメールと同時に送るようにした。
3つ目はRearrange（順番を変えたり、代替できるやり方はないか）です。事例としては以下が挙げられます。
＜面接日程調整のやりかたを変更する＞
面接の日程調整を行うときに、まず面接選考官の予定を押さえたうえで、候補者に面接候補日の連絡を行っていた。複数の面接官のスケジュールを確認・調整しながら、候補日を抽出するのは非常に時間がかかり、応募者への連絡が遅れることで、選考期間が延び、他社の内定を先に受けたことによって選考を辞退されることも珍しくなかった。そこで、まず候補者の予定から確認し、その候補日の中から面接選考官に選択してもらう方がスムーズな調整ができることが分かった。
最後の4つ目はSimplify（もっと簡単にやれないか）の事例です。
＜細かな事務作業を簡素化する＞
・よく使用するメール文章の定型文を用意しておき、一部を修正するだけで簡単に送信できるようにした
・表計算ソフトの選考進捗管理表に関数や選択肢設定をして、管理表の入力業務を簡素化した
・メールの件名にルールを設けて、検索しやすくした。
このように改善効果が大きく、工数やリスクの小さいものから優先的に見直しできる業務を洗い出して改善を図り、業務の最適化を図ることで、
・業務が効率化され、運用コストが低減する
・応募から内定・入社に至る期間が短縮できるようになる
・候補者への対応の質が上がり、良い人材の獲得につながる
という採用活動におけるQCDに関する好循環を生み出すことができるようになります
ECRSの原則と相性のいい採用管理システム
こうした業務効率改善の検討を進めていくと、採用数の増加といった環境変化に伴い、抜本的な運用の改革を図らなければならない状況に至った場合、その解決策として採用管理システムは強力に機能します。 例えば、
・大量な候補者情報が自動で一元化され管理表作成の業務が無くなる
・選考活動が同時に記録として正確に残るので、選考業務と集計業務がまとめて行える
・メーラーや表計算ソフト等、多くのツールやシステムを一つの仕組みで業務全体が代替できる
・各種のテンプレートや集計グラフ機能などにより、個々の業務が誰でも簡単に行える
というように、採用管理システムは、従来ツールを利用した人的工数に頼る方法では実現しえない生産性をもたらします。
ECRSを使った業務改善を行っても「管理業務に追われて肝心の候補者の惹きつけや見極めができなくなってきた」、「他社に競り負けて候補者を取られることが増えてきた」、「業務量が増えて今の要員だけでは回しきれない」といった課題を感じられている方は、採用管理システムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか？
最後に、この記事をご覧になっていただいて「業務プロセスをＥＣＲＳで見直してみよう！」と思われてた方、きっとプロセスを当てはめようとすると「あれ？これは削除？それとも簡素化？」といった分類上の疑問がでてくることと思います。
でも、「どれにあてはめるか」はあまり気にする必要はありません。ＥＣＲＳの原則はあくまで「優先順位をつけるための方法論」にすぎませんので、最後は「手間やコストをかけずに大きな効果が期待できるかどうか」というポイントに立ち戻って検討してみてください。必ず素晴らしい解決策が見つかりますよ！
キャリア採用の成功ポイント 「ECRSの原則で採用業務を見直そう！ 」いかがでしたか？
次回は「採用活動履歴データは宝の山！」を公開予定です。お楽しみに！